Al momento de contratar a un trabajador, idealmente debe existir una carpeta laboral completa, física o digital, con los siguientes documentos:
1. Contrato de Trabajo
Documento obligatorio.
Debe contener al menos:
- Identificación de empleador y trabajador.
- Fecha de inicio.
- Cargo.
- Funciones.
- Jornada de trabajo.
- Lugar de prestación de servicios.
- Remuneración.
- Beneficios.
- Plazo (indefinido o fijo).
Plazo de firma:
- Dentro de 15 días desde el ingreso.
- Dentro de 5 días si el contrato es por menos de 30 días.
2. Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad
Obligatorio cuando la empresa tiene 10 o más trabajadores.
Cada trabajador debe firmar:
- Recepción del reglamento.
- Conocimiento de su contenido.
Debe quedar registro de entrega.
3. Derecho a Saber (DS N°40)
Uno de los documentos más importantes.
Todo trabajador debe firmar que fue informado sobre:
- Riesgos de su cargo.
- Riesgos biológicos.
- Mordeduras y arañazos.
- Manejo de medicamentos.
- Exposición a zoonosis.
- Manejo de residuos clínicos.
- Riesgos ergonómicos.
- Procedimientos de emergencia.
La Mutual suele exigir este documento.
4. Procedimiento de Accidentes del Trabajo
Firma de recepción del procedimiento.
Debe indicar:
- Qué hacer en caso de accidente.
- Teléfonos de emergencia.
- Mutual correspondiente.
- Centros de atención.
5. Obligación de Informar Riesgos Laborales (ODI)
Documento exigido por la Ley 16.744.
Normalmente se firma junto al Derecho a Saber.
6. Recepción de Elementos de Protección Personal (EPP)
Si el cargo requiere:
- Guantes.
- Mascarillas.
- Delantal clínico.
- Antiparras.
- Calzado de seguridad.
Debe existir un comprobante firmado.
7. Descripción de Cargo
Muy recomendable.
Debe indicar:
Ejemplo
Cargo: Asistente Veterinario
Funciones:
- Sujeción de pacientes.
- Limpieza y desinfección.
- Apoyo en consultas.
- Apoyo en hospitalización.
- Manejo de inventario.
Sirve para evitar conflictos laborales posteriores.
8. Política de Acoso Laboral, Sexual y Violencia en el Trabajo
Desde la entrada en vigencia de la llamada «Ley Karin», es fundamental.
El trabajador debe firmar:
- Recepción.
- Conocimiento.
- Procedimiento de denuncia.
9. Autorización de Tratamiento de Datos Personales
Muy recomendable.
Permite:
- Mantener antecedentes laborales.
- Uso de correo corporativo.
- Gestión de remuneraciones.
- Beneficios internos.
10. Pacto de Horas Extras
Solo si corresponde.
Debe ser:
- Escrito.
- Firmado.
- Renovable.
11. Pacto de Teletrabajo
Solo si el trabajador realizará labores remotas.
Por ejemplo:
- Marketing.
- Administración.
- Call center.
- Ventas online.
12. Ficha de Antecedentes del Trabajador
Normalmente incluye:
- Nombre.
- Rut.
- Dirección.
- Teléfono.
- Contacto de emergencia.
- AFP.
- Isapre o Fonasa.
- Cuenta bancaria.
13. Certificado de Título o Certificaciones
Especialmente importante para:
- Médicos veterinarios.
- Técnicos veterinarios.
- Peluqueros caninos certificados.
- Recepcionistas con funciones técnicas.
Guardar copia.
14. Certificado de Registro Profesional
Para médicos veterinarios.
Es recomendable mantener:
- Copia del título.
- Registro profesional si corresponde.
- Certificados de capacitación.
15. Consentimiento para Uso de Imagen
Muy recomendable.
Especialmente si la clínica:
- Publica fotos en redes sociales.
- Graba videos.
- Realiza campañas de marketing.
Debe ser voluntario.
16. Comprobante de Afiliación a Mutualidad
La empresa debe tener:
- Afiliación vigente.
- Registro de trabajadores incorporados.
No necesariamente firmado por el trabajador, pero debe estar disponible.
17. Registro de Capacitación Inicial
Cuando ingresa un trabajador.
Debe acreditar inducción sobre:
- Funcionamiento de la clínica.
- Protocolos.
- Bioseguridad.
- Manejo animal.
- Emergencias.
- Uso de equipos.
Firmado por trabajador e instructor.
18. Anexo de Confidencialidad
Muy recomendable en clínicas veterinarias.
Protege:
- Fichas clínicas.
- Información de clientes.
- Datos comerciales.
- Precios y proveedores.
19. Anexo de Uso de Equipos y Sistemas Informáticos
Si utiliza:
- Computadores.
- CRM veterinario.
- WhatsApp corporativo.
- Correo institucional.
20. Registro de Entrega de Llaves, Accesos y Equipamiento
Si se entregan:
- Llaves.
- Notebook.
- Celular corporativo.
- Uniformes.
Debe quedar firmado.
Checklist mínimo para una clínica veterinaria pequeña
Si hoy contratas a una persona, la carpeta laboral debería contener al menos:
- Contrato de trabajo.
- Copia cédula de identidad.
- Ficha de antecedentes.
- Descripción de cargo.
- Derecho a Saber (DS40).
- ODI (Obligación de Informar Riesgos).
- Registro de inducción.
- Entrega de EPP.
- Política Ley Karin.
- Reglamento Interno (si corresponde).
- Consentimiento de datos personales.
- Certificados de estudios o título.
- Anexos de confidencialidad.
- Registro de entrega de uniforme y equipos.
Con esta documentación, una clínica veterinaria queda mucho mejor preparada para enfrentar fiscalizaciones de la Dirección del Trabajo, la Mutual, la SEREMI de Salud y otros organismos fiscalizadores.